Marketer không biết designer đang rảnh hay đang quá tải để sắp xếp order. Không biết khi nào xong để tới lượt mình. Không biết thiết kế đang làm tới đâu rồi, lâu lâu phải hỏi và push liên tục. Mỗi người nhắn một chỗ khiến thông tin riêng lẻ, lộn xộn và bị miss thông tin, miss deadline là việc có thể xảy ra.
Tình trạng thường thấy ở các team marketing cả inhouse và agency là khó khăn trong việc quản lý tiến độ, giao việc cho designer. Do chưa có quy trình chuẩn và hệ thống theo dõi chuyên nghiệp nên designer và marketer thường gặp mâu thuẫn.
Họp team Marketing, designer than nhiều việc làm không kịp, marketer thì bực bội vì bị pending thiết kế, sếp thì cũng không rõ để đánh giá designer lười làm ham chơi hay do quá tải thật, nếu trễ deadline thì do đâu, mức độ trễ thường xuyên hay ít…
Sau nhiều lần cải tiến để quy trình GIGAN đã phát triển thành một File quản lý Design/Content chuyên nghiệp hơn. Đây là một tính năng nhỏ của công cụ Corowork đã gửi tặng cộng đồng trước đó.
File dưới đây đang được sử dụng trong chính môi trường agency của GIGAN với số lượng order thiết kế mỗi ngày rất lớn và có nhiều designer. Mô tả sơ qua về chức năng như sau, gửi tặng lại bất kỳ team nào cần.
- Theo dõi được Designer đang có bao nhiêu order, hôm nay là bao nhiêu số task, tuần này bao nhiêu task, tháng này bao nhiêu task để biết đang rảnh hay đang bận, có quá tải không, hoặc để thưởng thêm hiệu suất, OT.
- Theo dõi danh sách và thứ tự order, để biết khi nào tới lượt mình, không thiên vị.
- Designer sẽ thực hiện theo nguyên tắc thứ tự Trước – Sau và Mức độ Ưu tiên.
- Tự động biết tiến độ thiết kế tới đâu rồi mà không cần inbox hỏi (với điều kiện designer phải chủ động update trạng thái task vào đây)
- Cảnh báo các task quá deadline bao nhiêu ngày, link kết quả trả về, đánh giá Task
- Mô tả chi tiết trên một file nên không cần chat qua chat lại nhiều lần. Lưu trữ thiết kế hoàn thành và trả link trên file
- Ngày order và ngày update hệ thống tự động ghi nhận khi thao tác trên file, không hack” deadline được.
- Tự động báo cáo hiệu suất làm việc của designer theo ngày/ tháng để đánh giá performance.
Link tải file: https://gigan.vn/designrequest/
Group support setup & sử dụng: https://www.facebook.com/groups/671281396972872/
Video HDSD: https://bit.ly/2yX81Rr
P/S: Bạn có thể dùng file này cho team Content với chức năng hoàn toàn tương tự để quản lý các content sản xuất trong tuần, tiến độ, sản phẩm hoàn thành.
