Những thông tin được truyền đi có thể sai bất cứ lúc nào nếu những người trong cuộc giao tiếp không hiểu đúng ý nhau. Nhất là khi quản lý dự án, các nhà quản lý luôn đau đầu tự hỏi “Vì sao mình nói hết nước hết cái mà nhân viên vẫn không hiểu vậy ta?”. Vậy làm sao để xây dựng được một chiến lược giao tiếp trong quản lý dự án hiệu quả? Bài viết dưới đây sẽ cho bạn câu trả lời đó.
KHÁI NIỆM CHIẾN LƯỢC GIAO TIẾP TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN
Chiến lược giao tiếp trong quản lý dự án là một kế hoạch tổng thể để xác định cách tiếp cận và quản lý quá trình giao tiếp trong một tổ chức hoặc dự án. Chiến lược giao tiếp trong quản lý dự án bao gồm: Việc xác định đối tượng giao tiếp, thông tin cần truyền tải, cách giao tiếp, tần suất giao tiếp và các hoạt động liên quan.
Bạn có thể hình dung, chiến lược giao tiếp trong quản lý dự án là các hoạt động nhằm xác định cách tiếp cận, lập kế hoạch và thực hiện hoạt động giao tiếp. Điều này đảm bảo việc thông tin được truyền đi một cách hiệu quả nhất trong dự án.
MỘT SỐ SAI LẦM “KINH ĐIỂN” KHI GIAO TIẾP TRONG DỰ ÁN
Thông tin được truyền đi bị thiếu hoặc không chính xác
Không chỉ những người làm quản lý mà ngay cả những thành viên trong dự án đôi khi cũng mắc phải sai lầm này. Khi thông tin truyền đến các thành viên gặp vấn đề thì ngay tại “mắc xích” đó sẽ “bị lỗi” trong việc nắm chính xác về mục tiêu, yêu cầu và tiến độ của dự án. Điều này làm giảm hiệu suất giao tiếp, gây hiểu lầm và mất tính nhất quán trong công việc.
Cách giao tiếp thiếu sự rõ ràng và cụ thể
Một trong những biểu hiện của sự giao tiếp thiếu rõ ràng khi thực hiện chiến lược giao tiếp trong quản lý dự án đó là giải thích chung chung, không hướng dẫn cụ thể các bước tiếp theo nên làm gì,….Thêm vào đó là những thông tin được truyền đi một cách mập mờ, không rõ ràng và chi tiết. Từ đó dẫn đến tình trạng các thành viên không hiểu rõ nhiệm vụ và yêu cầu chính của dự án đang làm.Dẫn đến xuất hiện những rủi ro không đáng có gây ảnh hưởng đến tiến độ cũng như công sức của cả nhóm như:
- Sự hiểu lầm giữa các thành viên do không truyền đạt đủ và rõ ý khi giao tiếp.
- Làm mất thời gian của các thành viên còn lại khi phải đợi một cá nhân xác nhận và làm lại một vấn đề bị gây ra bởi không hiểu ý.
- Những thành viên không hiểu được ý mà người nói muốn truyền đạt sẽ không thể “bám sát” được mục tiêu chung của cả nhóm. Từ đó, dẫn đến thiếu sự đồng nhất khi giao tiếp trong dự án.
- Khả năng tìm kiếm giải pháp giải quyết vấn đề bị giảm do thành viên không hiểu và nhận đủ thông tin từ người nói.
Thiếu sự lắng nghe và tương tác với tất cả thành viên khi thực hiện chiến lược giao tiếp trong quản lý dự án
Lỗi này nghe có vẻ không mấy quan trọng nhưng nếu thiếu sẽ dẫn đến sự bất đồng và mâu thuẫn giữa các thành viên trong nhóm dự án đó. Thiếu sự lắng nghe và tương tác từ phía nhà quản lý và các thành viên nếu không được ngăn cản kịp thời sẽ dẫn đến việc mọi người mâu thuẫn, thậm chí là “cạch mặt” nhau trong lúc làm dự án.
Ngoài ra, nếu bạn đặt góc nhìn dưới con mắt của những người tham gia dự án. Thì hậu quả nhận về sẽ là những thông tin quan trọng có thể bị bỏ qua hoặc hiểu sai theo suy nghĩ riêng của từng cá nhân mà không được xác nhận.
Chưa thống nhất được phương pháp giao tiếp phù hợp
Việc mỗi một thành viên sử dụng một phương thức giao tiếp riêng biệt dẫn đến các thông tin được truyền đi bị méo mó, không đúng ý nghĩa ban đầu đó. Điều này có thể xảy ra khi có quá nhiều ngôn ngữ chuyên ngành khó hiểu, các từ tiếng anh chuyên môn hoặc các thành viên không tuân thủ các quy tắc chung khi giao tiếp trong dự án.
Thiếu sự giải quyết xung đột khi xây dựng chiến lược giao tiếp trong quản lý dự án từ phía nhà quản lý
Người quản lý khi xây dựng chiến lược giao tiếp trong quản lý dự án cần xử lý xung đột và mâu thuẫn trong việc giao tiếp một cách xây dựng và kịp thời. Nếu bạn nào đã từng trải qua hay chứng kiến những xung đột trong quá trình làm việc nhóm có thể nhận ra, nguyên nhân chính dẫn đến việc này bao gồm:
- Nhiệm vụ giao không rõ ràng, chồng chéo khiến tiến độ dự án trì trệ.
- Bất đồng quan điểm với nhà quản lý, người đứng đầu về cách làm việc hay ý tường.
- Phong cách làm việc “lạc quẻ” giữ các thành viên và nhà quản lý.
- Mắc phải vấn đề về “phân biệt đối xử” khiến các thành viên mất đi ý chí làm việc.
Vì vậy khi xây dựng chiến lược giao tiếp trong quản lý dự án, bạn nên tập trung giải quyết các xung đột và mâu thuẫn nhanh nhất có thể. Nếu không nó có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến sự hợp tác và giao tiếp giữa các thành viên trong dự án.
CÁC YẾU TỐ MÀ MỘT NGƯỜI QUẢN LÝ PHẢI “NẰM LÒNG” KHI LÊN CHIẾN LƯỢC GIAO TIẾP TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN
Đảm bảo thông tin truyền đi đúng và hiệu quả khi thực hiện chiến lược giao tiếp trong quản lý dự án
Một chiến lược giao tiếp trong quản lý dự án hiệu quả giúp người quản lý hoạch định rõ về việc truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, chính xác và nhanh chóng. Từ đó, các thông tin được truyền đi vẫn đảm bảo đầy đủ ý nghĩa, yêu cầu, tiến độ và các khía cạnh khác của dự án.
Thêm vào đó, khi bạn nói mà mọi người trong nhóm ai cũng hiểu và theo đúng đúng như in chứng tỏ sự thành công của dự án cách bạn không còn xa đâu nè.
Xác định một số lưu ý khi giao tiếp với các thành viên
Để có thể lên được chiến lược giao tiếp trong quản lý dự án một cách toàn diện nhất, người đứng đầu phải xác định được ai là người tham gia vào dự án? Mức độ ảnh hưởng và quan tâm của họ đến dự án lần này như thế nào?… để có thể “tùy cơ ứng biến” khi giao tiếp với từng người. Từ đó tạo ra một kế hoạch giao tiếp phù hợp để truyền đạt thông tin và xây dựng phong cách làm việc với các bên liên quan một cách trơn tru hơn.
Chọn lựa tần suất và thời gian giao tiếp phù hợp khi lên chiến lược giao tiếp trong quản lý dự án
Tùy vào từng loại doanh nghiệp và dự án mà người quản lý sẽ lựa chọn tần suất và thời gian giao tiếp phù hợp cho các cuộc họp, báo cáo, trao đổi thông tin trong quá trình triển khai dự án. Sự lựa chọn này phải đảm bảo sự tương thích về thời gian và không gian cho tất cả các thành viên tham gia. Từ đó, “sợi dây giao tiếp” được duy trì liên tục và hiệu quả trong việc trong đổi thông tin.
Đề cao tính tương tác và phản hồi trong lúc giao tiếp giữa các bên khi thực hiện kế hoạch giao tiếp trong quản lý dự án
Chiến lược giao tiếp trong quản lý dự án cần người quản lý xác định cách tạo ra tính tương tác và liên kết trong quá trình giao tiếp giữa các cá nhân cùng tham gia. Điều này rất quan trọng vì không khí và năng lượng làm việc trong một dự án sẽ bằng trung bình cộng sự tương tác giữa các thành viên trong dự án đó.
Để làm được điều này, chiến lược giao tiếp trong quản lý dự án cần đảm bảo các yếu tố sau, bao gồm: khuyến khích sự thảo luận, tham gia tích cực và chia sẻ thông tin. Sự tương tác và liên kết tạo ra một môi trường giao tiếp tích cực và hỗ trợ sự hiểu biết và hợp tác giữa các thành viên trong dự án.
Lường trước các rủi ro về xung đột và khó khăn khi thực hiện giao tiếp trong dự án
Một chiến lược giao tiếp trong quản lý dự án tốt là một chiến lược có thể giúp người quản lý đối phó với xung đột và khó khăn trong việc giao tiếp. Bằng cách xác định và liệt kê trước các vấn đề tiềm ẩn. Từ đó, bản kế hoạch giao tiếp trong dự án sẽ là “sách lược” chuẩn bị các phương pháp xử lý xung đột, đảm bảo rằng các vấn đề giao tiếp được giải quyết một cách hiệu quả và không gây ảnh hưởng tiêu cực đến dự án đó.
LỜI KẾT
GIGAN TRAINING CENTER đã tổng hợp và chia sẻ cho bạn một số tips giúp quá trình lên chiến lược giao tiếp trong quản lý dự án trở nên tối ưu và dễ dàng hơn. Ngoài ra, để có thể tự tin hơn với nhiệm vụ “người thuyền trưởng” của một dự án, GIGAN TRAINING CENTER “mách” cho bạn khóa học PROJECT MANAGEMENT. Đây là khóa học giúp cho bạn xây dựng combo 3 tư duy “ TƯ DUY QUẢN LÝ, TƯ DUY LẬP KẾ HOẠCH, TƯ DUY PHÂN TÍCH” cần thiết cho tất cả những người đã, đang và sẽ lên các cấp quản lý. Inbox tại đây để được tư vấn MIỄN PHÍ.
